澤亞管理咨詢導(dǎo)讀：在流程的設(shè)計和實施過程中，要對流程進行不斷改進，通過不斷發(fā)展、完善、優(yōu)化業(yè)務(wù)流程來保持企業(yè)的競爭優(yōu)勢，才能取得最佳的效果。
流程優(yōu)化過程的重點是目標(biāo)問題導(dǎo)向和共識的形成。一方面，要明確目前現(xiàn)狀存在的問題和流程優(yōu)化的目標(biāo)，切忌漫無目的的優(yōu)化;另一方面,流程各方參與者對問題和優(yōu)化方案共識的形成是后續(xù)流程推行落地的基礎(chǔ)。因此，必須通過有效的項目過程組織，主導(dǎo)和推進流程優(yōu)化，以避免流程優(yōu)化討論的多輪反復(fù)和陷入泥潭。
根據(jù)多年的實踐經(jīng)驗，管理咨詢顧問建議企業(yè)把流程優(yōu)化過程分為三步，并且每一步都在上一步共識形成的基礎(chǔ)上再進一步細化。第一步，明確優(yōu)化的整體方向。通過對現(xiàn)狀問題調(diào)研總結(jié)，建立流程優(yōu)化框架，包括支撐流程運作的業(yè)務(wù)組織職責(zé)分工、流程優(yōu)化的目標(biāo)等，這一步的優(yōu)化討論必須在主管該流程領(lǐng)域的高層和相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責(zé)人間形成共識;第二步，進入具體流程的優(yōu)化?；诳蛇\作的現(xiàn)實以及可改進的方向，考慮與現(xiàn)有業(yè)務(wù)的承接和延續(xù)性，該優(yōu)化必須在流程相關(guān)運作部門間形成共識;第三步，流程表單模板的優(yōu)化。大量的實際操作是通過表單模板來落實的，因此需通過表單模板優(yōu)化建立流程易于落實的工具。在具體項目推進上，可以此三步分別設(shè)置關(guān)鍵里程碑，以有效地控制流程優(yōu)化項目的風(fēng)險。
在流程優(yōu)化的整個過程，需組織大量的研討溝通會議。而要讓每次會議都有共識的形成和有效輸出，就必須進行有效的會議策劃和管理。首先，明確需要討論共識的問題，如哪些部門、職責(zé)不清晰，哪些流程環(huán)節(jié)不順暢等等，并盡可能準(zhǔn)備多個備選方案和優(yōu)劣分析;其次，確定每次參會的人員，針對要形成共識的問題，需讓流程相關(guān)方都參與會議，以避免多方的意見不一致，同時在多方爭持不下的時候能有決策者以確定最終方案;再次，在會議的過程中業(yè)務(wù)部門往往會因一個問題牽引出其他的業(yè)務(wù)問題而討論，這就需要管理者能有效引導(dǎo)和組織，避免會議主題偏離;最后，沒有與企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展相適應(yīng)的優(yōu)化方案，并得到各方的認同和共識的，切忌達成流程優(yōu)化討論會議目標(biāo)。
流程優(yōu)化最重要的是在組織高管層面有完善的優(yōu)化計劃和實施步驟，以及對預(yù)期可能出現(xiàn)的阻力有清醒認識。因此，作為整個項目推動的流程管理部門和管理咨詢公司，在整個項目中一定要切實發(fā)揮項目管理者、推動者和引導(dǎo)者的角色,有效的組織和管理。只有這樣才能讓流程優(yōu)化落到實處，才能實現(xiàn)流程優(yōu)化的預(yù)期目標(biāo)，從根本上提高企業(yè)的管理水平和核心競爭力。